Paperless, to system polegający na archiwizacji w wersji cyfrowej każdego dokumentu, który chcemy zachować. Nawet tych, które ze względu na różnego rodzaju przepisy, musimy pozostawić w wersji papierowej. Pozbądź się nadmiaru różnych teczek, segregatorów wypełnionych dokumentami, których nie musimy przechowywać w tradycyjnej formie, a w których koniec końców ciężko cokolwiek szybko znaleźć.
Czego będziesz potrzebował?
- skaner lub aplikacja do zdjęć dokumentów na smartfona
- niszczarka (np. Promax RSS1535 firmy Rexel)
- przestrzeń dyskowa na cyfrowe dokumenty
Zupełnym minimum, jakiego potrzebujesz, to smartfon i przestrzeń do przechowywania. Niszczarka przydaje się w momencie, kiedy na dokumentach, które wyrzucamy, znajdują się dane osobowe lub inne (np. stanowiące tajemnicę firmy) i chcemy zabezpieczyć się przed ich kradzieżą.
Jak to wygląda w praktyce?
1. Wszystkie dokumenty przychodzące, które nie wymagają od Ciebie natychmiastowej akcji, włóż do pojemnika / szuflady (tzw. Inbox w metodologii GTD Davida Allena).
2. Podczas przeglądu dokumentów zeskanuj każdy z nich i zapisz na dysku. Najlepiej w chmurze, aby zawsze mieć do nich dostęp.
3. Jeżeli dany dokument wymaga zachowania w oryginale, włóż go do odpowiedniego segregatora, a pozostałe wyrzuć. Jeśli znajdują się na nich dane, których nie chciałbyś, aby wpadły w niepowołane ręce, skorzystaj z niszczarki.
W ten sposób nigdy już nie będziesz miał problemu z szybkim odnalezieniem dokumentu.
